Instruire un transfert conventionnel en propreté, salarié par salarié

Ce que la convention collective impose, et à qui

La convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, IDCC 3043, organise un transfert propre à la branche. Il ne se confond pas avec le transfert légal d’entreprise: il ne suppose ni cession de fonds, ni reprise de moyens d’exploitation. C’est le changement de prestataire sur un marché de nettoyage qui déclenche l’obligation. L’entrante doit reprendre les salariés affectés au site dès lors que les conditions cumulatives sont réunies à la date d’effet, la sortante doit lui transmettre la liste et les pièces justificatives dans un délai court.

Les deux obligations se répondent. La sortante ne peut pas se contenter d’annoncer un effectif, elle doit documenter chaque situation individuelle. L’entrante ne peut pas trier selon son plan de charge, elle applique le texte aux faits qui lui sont transmis. Aucune des deux ne choisit: elles constatent. Une passation se joue donc moins sur la négociation que sur la qualité des données produites de part et d’autre, et sur la capacité de chacune à expliquer, pièce en main, pourquoi tel agent figure ou ne figure pas sur la liste.

Les critères cumulatifs, lus dans l’ordre où on les vérifie

Les critères s’apprécient ensemble, à la date d’effet, et non l’un après l’autre au gré des arrangements. Il faut donc les vérifier dans un ordre stable, le même pour tous les salariés du site, sinon l’instruction devient invérifiable. L’ancienneté sur le marché se mesure sur la période pendant laquelle le salarié est intervenu sur ce site précis, pas sur son ancienneté dans l’entreprise. La part d’heures se mesure sur les heures réellement effectuées, jamais sur l’horaire contractuel affiché au planning.

Deux situations concentrent la majorité des erreurs d’appréciation. La première est le salarié multi sites, qui partage son temps entre trois immeubles et dont personne ne sait, sans calcul, où se situe la part principale. La seconde est le remplaçant installé depuis des mois sur un poste dont il n’est pas titulaire, et que l’exploitation continue d’appeler un remplaçant par habitude. Dans les deux cas, la réponse ne se devine pas au bureau: elle se calcule sur les heures pointées, mois après mois.

Les cinq points à vérifier pour chaque salarié

• L’ancienneté acquise sur ce marché précis, appréciée à la date d’effet retenue
• La part d’heures réellement effectuées sur le site, sur la période de référence
• La nature du contrat de travail et les avenants intervenus depuis l’affectation
• Les absences prolongées en cours et leur qualification, justificatif à l’appui
• L’existence d’un remplacement, et l’identité du titulaire réel du poste

L’affectation réelle ne vit pas dans le tableau de l’exploitation

Demandez à une agence de propreté qui travaille sur un site donné, la réponse arrive en trente secondes. Demandez quelle part de son temps chaque agent y a passée le trimestre dernier, la réponse prend trois jours. L’affectation réelle vit dans les pointages, les remplacements de dernière minute, les renforts de vitrerie et les heures de remise en état. Le fichier partagé de l’exploitation, lui, décrit une organisation cible, mise à jour quand quelqu’un y pense.

Cet écart reste sans conséquence tant que rien ne bouge. Il devient coûteux le jour de la notification, parce qu’il faut alors reconstituer douze mois d’histoire dans les trois semaines qui restent, en sollicitant un service paie en pleine clôture et des chefs de site qui n’ont pas gardé les plannings. La reconstitution d’urgence produit des chiffres défendables mais non tracés, et c’est la trace qui manquera si un salarié conteste.

Reconstituer l’ancienneté sur le marché, mois par mois

L’ancienneté sur le marché ne se lit sur aucun bulletin de paie. Elle se reconstitue en croisant la nomenclature de sites, les codes d’affectation utilisés en paie et les plannings, mois par mois. Un changement de code établissement, la reprise d’un site par une autre agence du groupe ou le simple renommage d’un client suffisent à couper artificiellement le compteur. Le travail consiste donc autant à rattacher les lignes qu’à compter les mois écoulés.

La bonne pratique consiste à figer ce calcul à chaque clôture de paie plutôt qu’à le refaire à chaud. Un compteur alimenté chaque mois donne un historique opposable: on montre que le salarié intervenait déjà sur le site en janvier, ligne de paie à l’appui. Un compteur reconstitué après la perte du marché ne donne qu’une photographie, datée du jour où elle arrangeait celui qui l’a prise. Devant un conseil de prud’hommes, les deux ne pèsent pas le même poids.

Calculer la part d’heures effectuées sur le site

La part d’heures se calcule en rapportant les heures réellement effectuées sur le site aux heures totales effectuées par le salarié sur la même période. Deux décisions structurent le résultat: la période retenue et le traitement des absences. Une période trop courte fait basculer un agent d’un mois sur l’autre au gré d’un arrêt de travail ou d’un renfort ponctuel. Une période trop longue lisse des changements d’organisation qui sont pourtant bien réels.

Le sort des heures qui ne correspondent pas à du travail effectif sur le site mérite d’être écrit une fois pour toutes, puis appliqué à tout le monde. Congés payés, absences indemnisées, formation, remise en état exceptionnelle: chacune de ces lignes peut être neutralisée ou intégrée, mais pas au cas par cas selon le résultat souhaité. Une règle d’agence écrite, appliquée uniformément et conservée avec le verdict, vaut mieux qu’un arbitrage improvisé la veille de la transmission.

Ce qu’il faut arrêter par écrit avant de calculer

• La période de référence retenue et la date à laquelle elle se ferme
• Le sort des congés payés et des absences indemnisées dans le dénominateur
• Le rattachement des heures de vitrerie et de remise en état exceptionnelle
• Le traitement des renforts ponctuels et des heures de remplacement
• La source qui l’emporte en cas d’écart entre le planning et le pointage

Trois statuts, et un motif écrit pour chacun

Un verdict utile tient en trois statuts, jamais deux. Repris, quand les conditions sont réunies à la date d’effet. Non repris, quand l’une d’elles manque, avec la mention de laquelle. À vérifier, quand une donnée nécessaire n’est pas disponible et que la pièce à réclamer est nommée. Ce troisième statut est le plus important: il interdit de trancher au jugé et transforme un doute en demande précise, adressée à la bonne personne.

Chaque statut se motive en une phrase compréhensible par le salarié concerné, pas seulement par un juriste. Ancienneté sur le marché insuffisante à la date d’effet. Part d’heures effectuées sur ce site en deçà du seuil retenu. Justificatif de durée d’absence manquant. Écrite au moment de la décision, cette motivation coûte deux minutes. Reconstituée dix huit mois plus tard face à une contestation, elle coûte une journée de travail et convainc rarement.

Ce que conserve un verdict exploitable

• La date d’effet retenue et la date à laquelle la décision a été rendue
• Le motif écrit en clair, et non une référence de code interne
• Les données chiffrées qui ont produit le résultat, heures et mois
• La version des règles appliquée ce jour là
• Le nom de la personne qui a validé le calcul, ou qui l’a infirmé

Le bordereau de pièces justificatives est la colonne vertébrale

Le dossier de transfert ne vaut que par les pièces qui l’accompagnent. Une liste de noms sans contrat, sans bulletins et sans solde de congés payés n’engage personne et se fait renvoyer. C’est pourquoi le bordereau de pièces justificatives se construit au fil de l’eau, salarié par salarié, et non pendant les trois semaines qui suivent la notification. Chaque pièce absente devient alors une relance nominative, datée, adressée à l’autre entreprise avec une échéance explicite.

La liste des pièces attendues varie peu d’une passation à l’autre, ce qui rend le travail industrialisable. Ce qui varie, c’est le nombre de relances nécessaires et la bonne volonté d’en face. Conserver la preuve d’envoi de chaque demande change la nature de la discussion: vous ne dites plus que vous avez relancé, vous montrez quand. Le jour où le litige remonte, cette chronologie horodatée est souvent ce qui manque au dossier.

Les pièces que réclame une passation en propreté

• Contrat de travail et avenants successifs de chaque salarié transférable
• Bulletins de paie couvrant la période de référence retenue
• Solde de congés payés acquis et non pris à la date d’effet
• Justificatifs des absences en cours et de leur durée prévisible
• Relevé des heures effectuées sur le site, mois par mois
• Éléments de rémunération récurrents et primes en vigueur

Chiffrer la reprise poste par poste, en euros par mois

Le coût de la reprise ne se résume pas à un taux horaire multiplié par un volume. Quatre postes se cumulent, et trois d’entre eux sont régulièrement oubliés dans les chiffrages faits à la main. La masse salariale transférée se calcule au taux réel des salariés repris, ancienneté et compléments déjà acquis compris, jamais au minimum conventionnel. Une équipe reprise coûte structurellement plus cher qu’une équipe recrutée, et cet écart survit à la date d’effet.

Les trois autres postes sont différés, donc invisibles au moment de l’offre. La provision de congés payés acquis suit le salarié et se solde tôt ou tard. La prime annuelle prévue par le texte applicable se calcule au prorata de la période travaillée et naît au fil de l’eau, même si elle n’est exigible qu’en fin d’année. L’ancienneté reprise, enfin, alourdit les indemnités et les préavis futurs. Mensualiser ces trois lignes évite le rattrapage brutal du premier trimestre d’exploitation.

Les postes à mensualiser avant de remettre le prix

• Masse salariale transférée, au taux réel et charges patronales comprises
• Provision de congés payés acquis et non pris à la date d’effet
• Prime annuelle calculée au prorata de la période travaillée
• Effets différés de l’ancienneté reprise sur les ruptures et les préavis
• Temps interne de paie et d’exploitation consacré à la passation

Côté sortante, le solde qui reste à votre charge

Quand vous perdez un marché, l’exercice ne s’arrête pas à la transmission du dossier. Une partie de vos salariés ne remplit pas les conditions et reste à votre charge: il faut leur retrouver des heures ailleurs, parfois sur trois sites différents, ou engager une procédure. Les provisions constituées pour ceux qui partent doivent être soldées, et les plannings des sites voisins recalés. Ce solde se chiffre lui aussi, et il conditionne la décision de défendre ou non le renouvellement.

Beaucoup d’agences ne découvrent ce solde qu’après coup, parce que toute l’attention se porte sur la liste à transmettre dans les délais. Le calculer avant la notification change la conversation avec la direction: on sait ce que la perte coûte réellement, on sait combien d’heures il faudra réaffecter, et on arbitre le prix de renouvellement en connaissance de cause. Un marché défendu sans ce chiffre se défend souvent trop cher, ou pas assez.

Rester explicable deux ans après la date d’effet

Une contestation arrive rarement dans le mois. Elle arrive un an ou deux plus tard, quand l’exploitant qui a instruit le site est parti et que la convention collective a connu un avenant entre temps. La seule défense solide consiste à pouvoir rejouer la décision telle qu’elle a été prise: mêmes données, mêmes règles, même date. Cela suppose de versionner les règles appliquées, et pas seulement de conserver le résultat.

Concrètement, un journal des décisions conserve pour chaque verdict la donnée source, le motif écrit, la version de règles en vigueur ce jour là et l’identité du validateur. Une instruction rendue en mars ne dira alors pas la même chose qu’une instruction rendue en novembre, et c’est normal: vous saurez expliquer pourquoi. C’est cette explication, davantage que le résultat lui même, qui met fin à la plupart des contestations avant qu’elles ne deviennent des dossiers.