Convention collective des entreprises de propreté, IDCC 3043
Avant de remettre votre offre de nettoyage tertiaire, vous savez salarié par salarié qui sera transféré, sur quel fondement, et ce que la reprise ajoutera chaque mois à votre prix de revient. Le reste du temps, Reprisia tient votre registre d’affectation à jour, site par site.
Un registre d’affectation permanent, alimenté chaque mois par votre export de paie et de plannings. À tout moment, sur un site donné, un verdict motivé par salarié et un coût mensuel de reprise utilisable tel quel dans le prix.
Le constat
Quand un donneur d’ordres change de prestataire, la convention collective impose à l’entreprise entrante de reprendre les salariés affectés au site dès lors que les conditions cumulatives sont réunies, et impose à l’entreprise sortante de transmettre la liste et les pièces justificatives dans un délai court. Trois difficultés reviennent dans toutes les agences.
Il suffit d’un agent écarté à tort, ou repris à tort, pour que la question se règle devant le conseil de prud’hommes. Le litige se chiffre en dizaines de milliers d’euros une fois cumulés les rappels de salaire, l’indemnisation et les frais de défense, et il laisse une relation durablement abîmée avec le confrère qui vous succède ou qui vous précède.
Entre la notification du changement de prestataire et la date d’effet, il reste rarement plus de trois semaines pour établir la liste, réunir les contrats, les bulletins, les soldes de congés payés, les avenants et les arrêts, puis transmettre le tout. Les pièces manquantes se découvrent la veille, quand la partie adverse ne répond plus.
L’ancienneté sur le marché et la part d’heures réellement effectuées sur un site vivent dans les plannings et dans la paie, pas dans un fichier partagé. Résultat, l’offre est chiffrée à l’aveugle : le coût de la reprise se découvre après la signature, et il n’est plus négociable.
Reprisia n’a jamais vocation à écarter une obligation conventionnelle. L’objet du logiciel est de l’appliquer juste, de la motiver par écrit et de la chiffrer avant que le prix ne soit remis.
La méthode
La chaîne est courte et se suit du début à la fin. Chaque calcul renvoie à la donnée qui l’a produit et au texte qui le fonde ; rien n’est deviné, et une donnée absente est signalée comme absente plutôt que remplacée par une estimation.
Un fichier par mois, au format sorti de votre logiciel de paie et de votre outil de planification. Reprisia rapproche les matricules, les sites, les heures pointées et les contrats, puis vous signale les lignes qu’il n’a pas su rattacher à un marché.
Pour chaque couple salarié et site, l’ancienneté sur le marché et la part d’heures effectuées sont recalculées au mois près et conservées mois après mois. Vous disposez donc d’un historique opposable, et non d’une photographie prise le jour où le marché a été perdu.
Sur un site donné et à une date d’effet donnée, chaque salarié reçoit l’un des trois statuts : repris, non repris, à vérifier. Le motif est écrit en clair, la référence du texte appliqué est rappelée, et lorsqu’une donnée manque, la pièce exacte à réclamer est nommée.
Masse salariale transférée, provision de congés payés acquis, prime annuelle au prorata, ancienneté reprise : le total tombe en euros par mois et s’intègre directement dans le prix de l’offre. Dans le même geste, le dossier de transfert, le bordereau de pièces justificatives et les courriers sont générés avec leurs dates limites.
Le registre
Six fonctions, aucune décorative. Elles couvrent la vie d’un marché de nettoyage tertiaire depuis la première affectation d’un agent jusqu’à l’accusé de réception du dossier par l’entreprise entrante.
Chaque marché possède sa fiche : effectif affecté, heures contractuelles, heures réellement pointées, entrées et sorties du mois. L’export de paie alimente le registre sans ressaisie.
Historique conservé mois par mois, exportable en tableur
Vous choisissez un site et une date d’effet, le moteur rend un verdict motivé pour chaque salarié : repris, non repris, ou à vérifier faute d’une pièce nommée.
Verdict horodaté, motif écrit, référence du texte appliqué
Masse salariale transférée, provision de congés payés acquis, prime annuelle au prorata et ancienneté reprise sont additionnées en un coût mensuel et en un coût sur la durée du marché.
Détail par salarié, total par site, export en un fichier
Le coût de reprise entre dans la construction du prix avant la remise. Deux ou trois hypothèses d’organisation peuvent être comparées sur un même site, avec l’écart chiffré en euros par mois.
Disponible à partir de la formule Passation
Le dossier de transfert, le bordereau de pièces justificatives et les courriers entrante et sortante sortent prêts à signer, avec leur échéancier, leurs rappels et leurs accusés horodatés.
Modèles personnalisables aux couleurs de votre entreprise
Les avenants à la convention collective et les décisions récentes de la chambre sociale de la Cour de cassation sont suivis et traduits en conséquences d’exploitation, sans jargon inutile.
Analyse mensuelle d’une décision dans la formule Portefeuille
| Salarié | Ancienneté sur le marché | Part d’heures sur le site | Contrat | Verdict motivé |
|---|---|---|---|---|
| Dubreuil M. | 2 ans et 4 mois | 62 % | Contrat à durée indéterminée | ReprisConditions cumulatives réunies à la date d’effet |
| Sanogo A. | 3 mois | 81 % | Contrat à durée indéterminée | Non reprisAncienneté sur le marché insuffisante à la date d’effet |
| Perrot C. | 5 ans et 1 mois | 19 % | Contrat à durée indéterminée | Non reprisPart d’heures effectuées sur ce site en deçà du seuil |
| Kaced L. | 1 an et 8 mois | 74 % | Suspension en cours | À vérifierPièce à réclamer : justificatif de la durée d’absence |
Les seuils appliqués sont ceux du texte conventionnel en vigueur à la date d’effet retenue. Chaque verdict conserve la version de règles utilisée, de sorte qu’une instruction rendue il y a huit mois reste explicable telle qu’elle a été rendue.
Les gains
Les fonctions décrivent l’outil, ces quatre lignes décrivent ce qui change dans une agence au bout d’un trimestre d’utilisation, sur les marchés remis comme sur les marchés perdus.
La masse salariale transférée est connue avant la date limite de remise, pas trois semaines après la notification d’attribution.
Le bordereau de pièces justificatives se remplit au fil du registre ; les manques sont nommés salarié par salarié et relancés avant la date limite.
Le montage manuel d’un dossier de transfert de vingt salariés occupe couramment deux journées de responsable paie. Les pièces étant déjà rattachées, il reste la relecture.
Le journal horodaté conserve le motif, la donnée source et la version de règles. Devant le conseil de prud’hommes, une décision motivée par écrit vaut mieux qu’un souvenir d’exploitation.
Le terrain
Nous avons remis une offre sur un plateau de bureaux de 6 200 mètres carrés en intégrant, pour la première fois, un coût de reprise calculé au salarié près. L’écart avec ce que nous aurions provisionné au doigt mouillé était de 1 940 euros par mois. Sur trois ans, cela change la décision de répondre ou de ne pas répondre.
Le bordereau de pièces justificatives se remplissait autrefois à quatre mains, la veille de la date d’effet. Aujourd’hui, la liste des manques est nominative et part en relance dès la notification. Sur le dernier transfert entrant, nous avons reçu les douze dossiers complets en une seule fois.
Une salariée contestait de ne pas avoir été reprise. Nous avons produit le relevé mensuel de sa part d’heures sur le site, le motif écrit et la date de la décision. L’affaire s’est arrêtée là. Ce seul dossier représente plusieurs années d’abonnement.
Les règles d’appréciation implémentées dans le moteur font l’objet d’une relecture écrite par un avocat en droit social, actualisée à chaque avenant de la convention collective et à chaque décision publiée de la chambre sociale de la Cour de cassation.
Les tarifs
Un abonnement mensuel sans engagement de durée, facturé hors taxes. Le périmètre se mesure au nombre de salariés réellement suivis dans le registre d’affectation, jamais au nombre de sites, qui reste illimité dans les trois formules.
Pour une entreprise de propreté à établissement unique qui suit jusqu’à 60 salariés et traite quelques transferts par an, à l’entrée comme à la sortie.
Pour l’entreprise de 100 à 300 salariés qui répond régulièrement à des appels d’offres de nettoyage tertiaire et doit intégrer le coût de reprise dans son prix.
Pour un groupe de propreté multi agences qui consolide plusieurs établissements et veut une lecture commune des règles appliquées sur tout le périmètre.
La mise en service comprend la reprise de votre nomenclature de sites et le paramétrage du premier export de paie. Le changement de formule prend effet au mois suivant, sans frais et sans perte d’historique.
Les questions
Non. Le moteur applique les critères cumulatifs prévus par la convention collective aux données de paie et de planning que vous déposez, puis rend un verdict motivé. La décision reste la vôtre : vous pouvez la confirmer, l’infirmer, et votre motif est alors journalisé au même titre que celui du moteur. Quand une donnée manque, Reprisia ne tranche pas : il classe le salarié en « à vérifier » et nomme la pièce à réclamer.
Les formats tableur et les fichiers plats issus des logiciels de paie utilisés dans la branche sont pris en charge. Lors de la mise en service, votre premier export est cartographié une fois pour toutes : colonnes de matricule, de site, d’heures et de type de contrat. Les dépôts suivants sont ensuite automatiques. Si votre paie est externalisée chez un cabinet d’expertise comptable, le même fichier mensuel convient.
Reprisia produit le courrier de demande, l’adresse à la bonne date, conserve la preuve d’envoi et relance automatiquement à échéance. Vous disposez donc d’une chronologie horodatée de vos démarches, qui est exactement ce qui manque le jour où le litige remonte devant le conseil de prud’hommes. Le logiciel ne se substitue pas à votre conseil, il documente ce que vous avez fait et quand.
Oui, ce sont les deux postes qui font déraper les chiffrages faits à la main. La provision de congés payés acquis est reconstituée salarié par salarié à partir de la paie, et la prime annuelle est calculée au prorata de la période effectivement travaillée avant la date d’effet. Le total apparaît en coût mensuel et en coût sur la durée du marché, avec le détail par salarié.
Les règles du moteur sont versionnées. Un avenant entre en vigueur, une nouvelle version de règles est publiée et datée ; les instructions rendues avant cette date conservent la version qui leur était applicable. Vous voyez donc toujours pourquoi une décision de mars ne dit pas la même chose qu’une décision de novembre, ce qui est indispensable en cas de contestation.
C’est la moitié de l’usage. Quand vous perdez un marché, Reprisia établit la liste des salariés transférables, monte le dossier, tient l’échéancier de transmission et calcule le solde qui reste à votre charge après le transfert : salariés non repris à reclasser, heures à réaffecter, provisions à solder. La vue sortante est incluse à partir de la formule Passation.
Comptez une demi-journée de votre côté. Nous cartographions votre export de paie, importons votre nomenclature de sites, puis rejouons vos douze derniers mois d’affectation lorsque la formule Portefeuille est retenue. Dès le premier dépôt mensuel, le registre est exploitable et le simulateur peut instruire un site.
Les données sont hébergées dans l’Union européenne, chiffrées au repos et accessibles par des comptes nominatifs avec des rôles distincts pour l’exploitation, la paie et la direction. Elles ne sont jamais réutilisées à d’autres fins que le service, ni cédées à un tiers. Le détail des durées de conservation figure dans la politique de confidentialité.
Le magazine
Neuf articles écrits pour les directions d’exploitation et les services paie des entreprises de propreté, sur ce qui décide vraiment d’une passation. Chacun cite le texte applicable, distingue l’obligation de la pratique et va jusqu’au chiffrage.
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Le contact
Dites-nous sur quel site vous devez chiffrer une reprise et à quelle date l’offre est attendue. La démonstration se fait sur un cas réel, avec un extrait de votre propre export de paie si vous le souhaitez, et dure quarante minutes.
Réponse sous un jour ouvré, du lundi au vendredi. Voie directe : jimenezjulien42@gmail.com. Aucune carte bancaire n’est demandée, aucun paiement n’a lieu en ligne : la souscription se fait par convention écrite.