Comparatif
Reprisia ou le tableur d’affectation, que choisir
Presque toutes les agences de propreté commencent par un onglet nommé Affectation. C’est le réflexe sain: écrire quelque chose plutôt que rien. La vraie question n’est pas de savoir si le fichier est bien tenu, mais ce qu’il sait faire le jour où un marché tombe et où il faut produire, en trois semaines, une liste motivée et un coût mensuel. On compare les deux sur ce moment précis, pas sur des fonctions.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Reprisia | le tableur d’affectation tenu par l’exploitation |
|---|---|---|
| Origine de la donnée | Export mensuel de paie et de plannings, sans ressaisie | Saisie manuelle par l’exploitation, entre deux tournées |
| Heures prises en compte | Heures réellement pointées sur le site | Heures prévues au planning, corrigées quand on y pense |
| Ancienneté sur le marché | Recalculée au mois près et figée à chaque clôture de paie | Renseignée à la main, rarement révisée après coup |
| Salarié réparti sur trois sites | Part d’heures calculée site par site sur la période retenue | Une ligne par salarié et un site principal supposé |
| Verdict d’éligibilité | Repris, non repris ou à vérifier, avec motif écrit | Une couleur de cellule et l’avis du responsable de secteur |
| Référence du texte appliqué | Rappelée dans chaque verdict, version de règles datée | Absente du fichier, gardée en tête |
| Historique opposable | Photographie mensuelle conservée et horodatée | Un seul état, écrasé à chaque enregistrement |
| Chiffrage de la reprise | Coût mensuel par salarié et par site, quatre postes cumulés | Formule à construire, limitée le plus souvent au taux horaire |
| Bordereau de pièces | Manques nommés salarié par salarié et relancés à échéance | Une colonne de commentaires libres |
| Coût | 149 euros HT par mois pour la formule Chantier | Rien à payer, plus les journées de reconstitution |
Le tableur décrit l’organisation prévue, pas les heures faites
C’est l’écart de fond, et il ne se voit pas tant que le marché tourne. Un fichier d’affectation consigne ce que l’agence a décidé: tel agent sur tel immeuble, tant d’heures par semaine. Le transfert conventionnel, lui, s’apprécie sur les heures réellement effectuées. Entre les deux se glissent les remplacements de dernière minute, les renforts de vitrerie, les heures de remise en état et les absences, c’est à dire exactement ce qui déplace la part d’heures d’un salarié au dessus ou en dessous du seuil.
Un registre alimenté par l’export de paie ne décide rien, il constate. Les heures pointées entrent telles quelles, mois après mois, et la part effectuée sur chaque site se recalcule sans intervention. La différence se mesure surtout sur les agents multi sites, ceux dont personne ne sait spontanément où se situe la part principale. Sur un plateau de bureaux, ce sont souvent deux ou trois salariés qui basculent, et chacun d’eux représente un contentieux potentiel.
Un fichier écrasé ne prouve rien trois mois plus tard
Le tableur n’a pas de mémoire. Chaque enregistrement remplace le précédent, si bien qu’il devient impossible de montrer où intervenait un salarié en février dernier. Or c’est précisément la question posée lorsqu’une appréciation est contestée: pas ce que vous pensez aujourd’hui, mais ce que la donnée disait à la date d’effet. Un fichier reconstitué après la perte du marché reste une reconstitution, et cela s’entend très bien à l’audience.
Conserver une photographie mensuelle change le rapport de force. Vous produisez le relevé de la part d’heures du salarié, le motif écrit et la date de la décision, et la discussion s’arrête souvent là. Ce n’est pas une fonction de confort: c’est ce qui distingue un dossier défendable d’un souvenir d’exploitation. Le journal conserve aussi la version de règles appliquée, de sorte qu’une instruction ancienne reste explicable telle qu’elle a été rendue.
Le chiffrage est ce que le tableur ne fera jamais seul
Même bien tenu, un fichier d’affectation ne produit pas un coût de reprise. Il faudrait y ajouter le taux horaire réel de chaque salarié repris, les charges, le solde de congés payés acquis, la prime annuelle au prorata et les effets différés de l’ancienneté. Personne ne construit cela dans un tableur partagé entre cinq personnes, et surtout personne ne le maintient d’une passation à l’autre.
C’est pourtant ce chiffre qui décide de répondre ou de ne pas répondre. Le mode appel d’offres part du registre, applique les règles à une date d’effet, et sort un coût mensuel utilisable dans la construction du prix, avec le détail par salarié. Deux hypothèses d’organisation peuvent être comparées sur le même site, écart en euros par mois à l’appui. Un tableur peut simuler cela une fois, dans l’urgence, sans pouvoir le rejouer six mois plus tard.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon outil dans une agence à établissement unique, avec une trentaine de salariés, deux ou trois sites stables et une passation tous les deux ou trois ans. Si l’exploitation tient son fichier avec rigueur et que la paie sait sortir une ventilation par site en une journée, l’investissement dans un registre permanent ne se justifie pas encore. Il garde aussi un avantage réel: pour discuter d’un planning avec un chef de site, rien ne remplace une grille que l’on modifie sous ses yeux.
Le verdict
Choisissez le tableur tant que le nombre de sites reste faible et que les passations sont rares. Passez au registre permanent le jour où vous répondez régulièrement à des appels d’offres de nettoyage tertiaire, où des agents partagent leur temps entre plusieurs immeubles, ou dès la première contestation devant le conseil de prud’hommes. Le déclencheur n’est pas la taille de l’entreprise, c’est le nombre de salariés dont la part d’heures est incertaine.
Questions frequentes
- Faut-il abandonner le tableur pour passer à un registre
- Non, les deux ne servent pas au même moment. Le fichier d’exploitation reste utile pour organiser une semaine et discuter avec un chef de site. Le registre sert à répondre à une question rétrospective et datée: qui était affecté, pour quelle part d’heures, et à quelle date. La mise en service consiste d’ailleurs à reprendre votre nomenclature de sites depuis votre fichier existant.
- Combien de temps prend la bascule depuis un fichier existant
- Comptez une demi-journée de votre côté. Votre premier export de paie est cartographié une fois pour toutes, colonnes de matricule, de site, d’heures et de type de contrat, puis votre nomenclature de sites est importée. Dès le premier dépôt mensuel, le registre est exploitable et un site peut être instruit. La reprise des douze derniers mois d’affectation est prévue dans la formule Portefeuille.
- Le tableur peut-il servir de preuve en cas de contestation
- Il constitue un indice, rarement une preuve. Une cellule peut être modifiée à tout moment sans laisser de trace, et le fichier ne conserve pas la date à laquelle une information y a été portée. Face à une contestation, ce qui pèse est un relevé mensuel de la part d’heures, un motif écrit au moment de la décision et une date de décision conservée.
Reprisia ou le tableur d’affectation, que choisir
Choisissez le tableur tant que le nombre de sites reste faible et que les passations sont rares. Passez au registre permanent le jour où vous répondez régulièrement à des appels d’offres de nettoyage tertiaire, où des agents partagent leur temps entre plusieurs immeubles, ou dès la première contestation devant le conseil de prud’hommes. Le déclencheur n’est pas la taille de l’entreprise, c’est le nombre de salariés dont la part d’heures est incertaine.