Monter le dossier de transfert des salariés quand vous perdez un marché

Perdre un marché déclenche le transfert conventionnel du personnel prévu par la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, IDCC 3043. Ce mécanisme (ex-« annexe 7 ») repose sur des critères cumulatifs et un calendrier de transmission à l’entrante. Chaque condition doit être prouvée par la pièce adéquate.

Objectif: établir, salarié par salarié, qui est transférable et pourquoi. Ce guide détaille la reconstitution de l’affectation réelle, l’assemblage d’un bordereau opposable, son envoi dans le délai et la gestion des échanges avant la date d’effet pour éviter un contentieux prud’homal.

Ce que le dossier doit prouver, critère par critère

Des conditions cumulatives, pas un faisceau d’indices

Le transfert conventionnel du personnel prévu par la convention collective des entreprises de propreté, IDCC 3043, repose sur des conditions cumulatives, non sur une appréciation globale. Pour chaque salarié, démontrez l’ancienneté sur le marché concerné, la part d’heures effectuées sur le site durant la période de référence, la nature du contrat et, le cas échéant, l’impact d’absences prolongées. Les seuils et périmètres définis par le texte conventionnel s’appliquent à la lettre, sans arrondi ni moyenne.

Ce dispositif conventionnel se distingue de l’article L. 1224-1 du code du travail, relatif à la poursuite des contrats en cas de modification de la situation juridique de l’employeur. Dans la branche, la convention organise le passage des contrats à l’entrante lorsque ses critères sont réunis. Votre dossier doit citer le texte conventionnel et annexer la pièce probante pour chaque condition.

Chaque pièce répond à un critère précis

Contrat et avenants: nature du lien et temps contractuel. Les bulletins couvrant la période de référence objectivent les heures payées et les absences. Les plannings signés ou pointages détaillent l’affectation par site. Les attestations de reprise d’ancienneté et les états de congés payés acquis établissent la continuité du contrat chez l’entrante. Indiquez l’utilité de chaque élément dans le bordereau pour permettre la poursuite sans rupture ni perte d’ancienneté.

Les salariés que l’on croit à tort concernés

Les renforts ponctuels dépêchés quelques jours, les remplaçants sans affectation durable, les multi sites dont la part d’heures sur le marché n’atteint pas le seuil conventionnel, ou ceux avec une absence longue au-delà de ce que prévoit le texte, ne sont pas nécessairement transférables. À l’inverse, un temps partiel régulier sur le site peut l’être si les critères sont réunis. Appliquez strictement les critères conventionnels, sans considération d’équité locale. Pour un rappel structuré des obligations, voir Transfert conventionnel en propreté: ce que le texte impose vraiment.

Reconstituer l’affectation réelle avant d’établir la liste

Sortir les heures par salarié et par site

Extrayez plannings signés ou pointages et rapprochez-les de l’export de paie couvrant la période de référence. Seul le réalisé fonde la part d’heures, pas l’affectation théorique. Comptabilisez les heures réellement effectuées (y compris heures complémentaires, remplacements, nuit), sans conversion monétaire. Isolez les heures payées sans présence, notamment les congés payés, et documentez ce tri.

Le cas des salariés affectés à plusieurs sites

Pour un agent multi sites, ventilez précisément par site sur la période, puis calculez la part du marché perdu. Les bulletins ne suffisent pas, car ils ne ventilent pas par lieu de travail. Ce sont les plannings, feuilles d’émargement ou exports de badgeage qui font foi, idéalement contresignés. À défaut d’historique, bâtissez un tableau récapitulatif citant la source pour chaque séquence. Mettez en place un registre d’affectation par site mis à jour mensuellement pour éviter les reconstructions.

Remplaçants, contrats courts et absences longues

Traitez les remplaçants selon leurs heures réellement effectuées et l’existence d’une affectation durable. Les CDD courts et les intérimaires suivent des règles spécifiques liées à la nature du lien contractuel. Les absences prolongées interagissent avec l’ancienneté et la part d’heures. Pour chacun, ciblez la donnée pertinente et joignez la pièce qui clôt le débat. Le tableau ci-dessous cadre les situations récurrentes.

Pour des méthodes opérationnelles de suivi en année courante, comparez les approches dans Suivre l’affectation par site: tableur, extraction de paie ou registre.

Assembler le bordereau de pièces justificatives

La liste nominative et ses mentions

La liste nominative récapitule les salariés considérés transférables. Pour chacun: identité, emploi et coefficient conventionnel, temps contractuel, site et marché, date d’entrée et ancienneté sur le marché reconstituée, part d’heures sur la période de référence, nature du contrat, périodes d’absence pertinentes, date d’effet pressentie. Pour chaque ligne, citez la référence applicable de la convention collective, IDCC 3043.

Contrats, avenants et bulletins de paie

Joignez, par salarié, le contrat de travail et les avenants pertinents, puis les bulletins couvrant la période de référence. Ces documents permettent à l’entrante de reprendre le contrat aux mêmes conditions conventionnelles, avec le bon temps de travail et le bon coefficient. Ajoutez plannings validés, feuilles d’émargement ou exports de badgeage pour étayer l’affectation réelle. Si la période inclut un changement d’horaires, insérez l’avenant correspondant et un court commentaire chronologique.

Congés payés acquis et prime annuelle au prorata

Établissez un état des congés payés acquis à la date d’effet et documentez le mode de calcul. S’il existe une prime annuelle, calculez-en le prorata à la même date en indiquant la base retenue. La convention collective précise la répartition de la charge entre entreprise sortante et entrante, à appliquer sans approximation. Rappelez dans le bordereau comment ces montants entrent dans la masse salariale transférée et les soldes à établir.

À titre de synthèse, votre bordereau doit contenir au minimum les éléments suivants:

• La liste nominative avec critères d’éligibilité et références conventionnelles.
• Le contrat, les avenants et les bulletins couvrant la période de référence.
• Les plannings validés ou pointages prouvant la part d’heures sur le site.
• L’état des congés payés acquis et, le cas échéant, la prime annuelle au prorata.
• Un récapitulatif de l’ancienneté sur le marché et des dates clés.

Transmettre dans le délai et conserver la preuve

À qui adresser le dossier

La convention collective impose à la sortante de transmettre à l’entrante, dans un délai court avant la date d’effet, la liste des salariés transférables et les pièces justificatives. Adressez le dossier au représentant désigné par l’entrante pour la passation. Si le contrat client prévoit une information du donneur d’ordre, joignez une copie de la liste nominative sans pièces, sauf exigence contraire, pour préserver les données individuelles.

La forme de l’envoi et l’accusé

Choisissez un envoi opposable: remise contre décharge datée et signée, ou recommandé avec accusé de réception. Pour des pièces volumineuses, un accès sécurisé dématérialisé est possible si vous obtenez un accusé horodaté et nominatif de téléchargement. Agrafez au dossier papier un bordereau de remise numéroté listant chaque document transmis. En cas de compléments ultérieurs, renvoyez des bordereaux partiels, chacun daté et référencé à l’envoi initial.

Ce que l’on inscrit au journal des décisions

Tenez un journal horodaté des décisions, salarié par salarié: date de vérification des critères, sources utilisées, verdict motivé (transférable, non transférable, à vérifier), référence conventionnelle appliquée, date d’envoi à l’entrante. Ce journal établit votre diligence et facilite la réponse aux contestations. Anticipez pour que la liste définitive parte à temps, même si un point reste à arbitrer: un retard se paye en contentieux.

Répondre aux demandes de l’entreprise entrante

Les pièces réclamées après réception

Après réception, l’entrante demandera souvent des éclaircissements: détail de la part d’heures d’un multi sites, justificatif d’une absence, avenant manquant. Répondez par écrit, en rappelant le critère conventionnel concerné et la pièce produite. Si un document manque, indiquez la date prévue d’obtention et proposez une pièce équivalente, par exemple un pointage signé en attendant le bulletin de la période.

Les désaccords d’appréciation les plus fréquents

Les divergences portent souvent sur une part d’heures proche du seuil, l’impact d’une absence longue ou l’éligibilité d’un remplaçant récurrent. Pour trancher, tenez-vous au texte conventionnel et à la preuve objective de l’affectation réelle. Échangez par écrit, numérotez vos arguments et citez la référence conventionnelle. L’accord doit intervenir avant la date d’effet. Passé ce cap, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes, mettant en cause la sortante et l’entrante. Pour une prévention structurée des désaccords, consultez la check-list avant la date d’effet et les erreurs d’appréciation à éviter.

Ce qui reste à la charge de l’entreprise sortante

Les salariés non transférables

Les salariés qui ne remplissent pas les conditions restent dans l’effectif de la sortante. Anticipez leur réaffectation sur un autre site, avec information et avenant si nécessaire. À défaut de solution, enclenchez sans délai une procédure adaptée et sécurisée, conformément au droit du travail et aux délais d’information-consultation applicables quand ils existent. Distinguez clairement ces cas des contrats transférés pour éviter les confusions avec l’entrante et le client.

Soldes et documents de fin de contrat

Les salariés transférés poursuivent leur contrat chez l’entrante, sans solde de tout compte ni attestation de fin de contrat à établir par la sortante. En revanche, pour ceux dont le contrat prend fin chez vous, préparez les documents habituels et les soldes correspondants: dernier bulletin, solde de tout compte, certificat de travail et attestation destinée à l’organisme compétent. Séparez ces envois du dossier de transfert pour ne pas brouiller les rôles et les dates d’effet.

Enfin, mettez à jour votre registre d’affectation par site après la date d’effet, en répercutant transferts et réaffectations. Cette mise à jour devient la base de référence pour les marchés restants et pour les prochains appels d’offres. Relire ce que le texte impose vraiment en matière de transfert conventionnel ancre vos décisions sur la bonne base juridique.

En synthèse: un dossier probant, transmis à temps, trace chaque décision

Votre dossier doit démontrer, critère par critère, l’éligibilité de chaque salarié au transfert conventionnel prévu par l’IDCC 3043, en s’appuyant sur l’affectation réelle et des pièces opposables. Transmettez dans le délai, conservez la preuve et répondez par écrit aux demandes de l’entrante avant la date d’effet. Ce travail limite les contentieux et sécurise la passation.

Pour fiabiliser ce processus toute l’année, maintenez un registre d’affectation par site et un chiffrage actualisé des reprises. Le faire avec le registre d’affectation dans Reprisia permet d’obtenir, avant la remise d’offre, un verdict motivé salarié par salarié et un coût mensuel de reprise intégré à votre prix.