La check-list de chiffrage à dérouler avant de remettre votre prix

Vous repartez avec une liste imprimable de vingt-cinq contrôles, à cocher site par site avant chaque remise d’offre de nettoyage tertiaire.

1. Cadrer le site avant d’ouvrir le moindre fichier

• Relever la date d’effet annoncée au dossier de consultation et la retenir comme référence unique
• Identifier le prestataire sortant et vérifier s’il s’agit d’un confrère avec qui la transmission se passe bien
• Délimiter le périmètre exact du marché: bâtiments, étages, parties communes, vitrerie, remise en état
• Noter les prestations exceptionnelles susceptibles de gonfler artificiellement les heures d’un agent
• Écrire la question à laquelle vous devez répondre: combien d’heures reprises, pour combien de salariés

2. Réunir les données d’affectation qui font foi

• Demander la ventilation des heures pointées par site, et non l’horaire contractuel des plannings
• Couvrir une période de référence suffisamment longue pour absorber un arrêt ou un renfort ponctuel
• Vérifier qu’aucun changement de code établissement n’a coupé le compteur d’ancienneté sur le marché
• Repérer les agents qui interviennent sur plusieurs immeubles et calculer leur part site par site
• Lister les remplaçants installés durablement sur un poste dont ils ne sont pas titulaires

3. Instruire l’éligibilité salarié par salarié

• Appliquer les critères cumulatifs dans le même ordre à tous les salariés du site, sans exception
• Écrire pour chacun un statut unique: repris, non repris, ou à vérifier faute d’une pièce nommée
• Motiver chaque non repris par le critère précis qui manque, en une phrase compréhensible par l’intéressé
• Qualifier les absences en cours à partir d’un justificatif, jamais à partir d’une estimation d’exploitation
• Dater la décision et conserver la version des règles appliquée ce jour là

4. Chiffrer les quatre postes de la reprise

• Valoriser la masse salariale transférée au taux horaire réel, ancienneté et compléments acquis compris
• Calculer la provision de congés payés acquis et non pris à la date d’effet, salarié par salarié
• Proratiser la prime annuelle sur la période travaillée et la mensualiser au lieu de l’oublier
• Estimer les effets différés de l’ancienneté reprise sur les préavis et les indemnités futures
• Additionner le tout en un coût mensuel et le reporter tel quel dans la construction du prix

5. Sécuriser la trace, avant et après la remise

• Constituer le bordereau de pièces justificatives au fur et à mesure, pas la veille de la date d’effet
• Envoyer les demandes de pièces à date, conserver la preuve d’envoi et programmer la relance
• Comparer au moins deux hypothèses de reprise et archiver l’écart chiffré en euros par mois
• Archiver le chiffrage horodaté pour le confronter au coût réellement constaté au démarrage
• Consigner qui a validé le périmètre repris, et à quelle date, avant l’envoi de l’offre