Reprendre un marché de bureaux: chronique d’une passation complète

Reprendre un marché tertiaire, c’est d’abord qualifier et chiffrer le transfert conventionnel du personnel au regard de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, IDCC 3043. L’entreprise entrante doit décider vite, documenter chaque étape et conserver des pièces opposables en cas de litige.

Voici une passation réelle côté entreprise entrante, de la lecture du dossier de consultation jusqu’au premier bulletin de paie. À chaque étape: décision, règle, pièce attendue et impact sur le prix.

Semaine 1: lire la consultation et estimer la reprise

Ce que le dossier de consultation dit du personnel en place

Le dossier de consultation détaille surfaces, prestations et plages horaires, mais rarement l’identité des salariés en place, leur ancienneté sur le marché et leur part d’heures sur le site. Or ces trois éléments conditionnent l’éligibilité au transfert conventionnel propre à la branche et son coût.

En première lecture, l’entrante repère tranches et volumes exigés, les confronte à ses organisations types d’immeubles similaires et anticipe le profil des salariés transférables: agents en continu, multi sites, remplaçants récurrents. Selon l’IDCC 3043, l’éligibilité résulte de critères cumulatifs: ancienneté d’affectation au marché, part majoritaire d’heures sur le site, nature du contrat, effet d’absences prolongées.

Les hypothèses à poser quand l’information manque

Sans liste officielle, il faut chiffrer avec des hypothèses pour borner le risque entre une hypothèse basse et une haute. Les scénarios partent des heures du cahier des charges, en isolant tranches fixes, renforts et périodiques.

• Hypothèse basse: majorité d’agents mono site, ancienneté moyenne, peu de multi sites.
• Hypothèse médiane: quelques multi sites sur les tranches courtes du matin et du soir.
• Hypothèse haute: équipe stable, ancienneté élevée, transférée en bloc.

Chaque scénario valorise les heures au taux pressenti, reprend l’ancienneté et estime la masse salariale transférée. L’écart de coût entre scénarios doit être chiffré avant de fixer le prix.

Semaine 3: intégrer le coût de reprise dans l’offre

Masse salariale transférée et charges associées

Au dépôt de l’offre, la ligne clé est la masse salariale transférée, reflet des heures réellement reprises et des taux applicables. L’entrante projette l’effectif transférable par tranche horaire, applique taux horaire, primes conventionnelles liées au poste et ancienneté estimée. Elle conserve, pour mémoire, l’organisation cible sans reprise pour objectiver l’écart de coût.

L’ancienneté sur le marché influe sur classification, majorations et progression. Documenter l’hypothèse d’ancienneté par poste et archiver la note de calcul qui rattache chaque heure à un statut supposé sécurise la suite.

Provisions de congés payés et prime annuelle

La convention collective de la propreté organise la continuité du contrat chez l’entrante: pas de rupture, donc pas d’indemnité compensatrice au sens de l’article L. 3141-28 du code du travail. Les droits à congés et leurs provisions suivent le salarié et doivent être repris dans le chiffrage, avec une photographie à la date d’effet régularisée sur pièces. Même logique pour une prime annuelle au prorata, si d’usage ou conventionnelle, et pour les compteurs d’ancienneté transférés.

Ces éléments peuvent faire varier le coût du premier trimestre. Ils doivent apparaître distinctement dans l’offre sous forme d’hypothèses vérifiables, alignées ensuite sur le bordereau de pièces reçu en passation.

L’écart entre le prix rêvé et le prix tenable

Mettre au net l’écart entre organisation théorique optimale et reprise conventionnelle est le moment de vérité. Souvent, la reprise coûte plus cher que l’équipe que l’entrante aurait constituée. Il faut accepter un prix tenable intégrant loyalement la reprise, ou se retirer si la marge devient intenable. Relire le transfert conventionnel en propreté, ce que le texte impose vraiment permet de sécuriser les hypothèses.

Jour de l’attribution: déclencher la demande à la sortante

Le courrier de demande de liste

Dès notification, l’entrante adresse à la sortante un recommandé fixant la date d’effet et réclamant la liste nominative des salariés transférables avec le bordereau de pièces justificatives prévu par l’IDCC 3043. Le courrier rappelle le délai conventionnel, précise une adresse de réponse, un contact et un format de fichiers. C’est la première pièce d’un dossier de passation opposable en cas de contestation.

Les délais qui commencent à courir

La réception par la sortante déclenche un compte à rebours court. L’entrante planifie aussitôt un point pour caler le périmètre des salariés pressentis, les multi sites potentiels et les absences longues. Priorité aux temps pleins et clés du site, puis renforts et remplacements. Toute difficulté anticipée est formalisée tôt.

Côté sortante, nos lecteurs RH peuvent revoir monter le dossier de transfert des salariés quand vous perdez un marché pour accélérer la constitution des pièces et éviter les allers-retours.

Réception de la liste: vérifier au lieu d’accepter

Confronter la liste aux heures du cahier des charges

La liste reçue s’analyse comme un puzzle: noms, contrats, quotités, affectations. L’entrante rapproche heures par heures la liste et le cahier des charges. Si 120 heures hebdomadaires sont exigées, la somme des quotités proposées doit couvrir ces 120 heures sur les bonnes tranches. Les écarts révèlent souvent un salarié multi sites non déclaré ou une ancienne organisation non conforme au DCE.

Cette confrontation repère aussi une part d’heures non majoritaire sur le site ou une ancienneté incertaine sur le marché. Chaque point litigieux est documenté par pièce et lecture de la convention collective, puis arbitré avant la date d’effet.

Les salariés absents de la liste

Cas typique: un agent polyvalent partagé entre deux immeubles est absent de la liste alors qu’il réalise une grande part de ses heures sur le site en passation. L’entrante conteste par écrit en rappelant les critères cumulatifs d’éligibilité posés par l’IDCC 3043 et la jurisprudence constante de la chambre sociale de la Cour de cassation sur la primauté de l’affectation réelle. La sortante produit plannings et bulletins. Les entreprises tranchent par écrit, dossier à l’appui, avant le jour J.

Les pièces manquantes et la relance

Pour chaque salarié, la liste doit être appuyée par des pièces. En pratique, une relance nominative et horodatée est souvent nécessaire. Ci-dessous, un rappel pour organiser le suivi.

Chaque relance rappelle la date d’effet, cite la pièce manquante et annonce la conséquence sur le chiffrage et l’organisation.

Date d’effet: prendre le site et l’équipe le même matin

L’accueil des salariés repris

Le jour J, l’entrante prend possession des locaux, se présente au client puis accueille les salariés dont le contrat se poursuit. Message clair: ils ne sont pas de nouveaux embauchés, leur ancienneté suit, leurs horaires initiaux sont maintenus, sous réserve d’un ajustement compatible avec le marché. Un entretien individuel rappelle classification, taux horaire et éléments acquis portés sur le premier bulletin.

On évite toute formulation laissant croire à une période d’essai. L’entrante remet les consignes de site, confirme les points d’accès, précise procédures de sécurité et d’astreinte. L’encadrement vérifie matériels, produits et badges. Un procès-verbal interne retrace l’accueil, les documents remis et les points en attente.

Ce qui se règle sur place ce jour là

La bascule logistique se règle le matin même: inventaire, codes d’alarme, horaires réels, contrôles qualité. Côté RH, on obtient les dernières pièces et on acte par écrit les arbitrages sur les multi sites ou les absences longues pour lever toute ambiguïté sur le périmètre repris. En cas de désaccord sur un salarié, l’entrante le consigne par écrit avec ses motifs et propose une ultime revue avant la clôture de paie.

Pour sécuriser les préparatifs, la check-list à dérouler avant la date d’effet du transfert aide à vérifier qu’aucun point critique n’a été oublié, du badge d’accès au planning d’astreinte.

Fin du premier mois: la paie qui valide ou invalide le chiffrage

Reprendre l’ancienneté et les éléments acquis

Le premier cycle de paie est le test. L’entrante reprend ancienneté, classifications et taux, en miroir des éléments annoncés par la sortante et prouvés par les pièces. Elle crédite les compteurs de congés transférés et intègre le prorata d’une prime annuelle si elle est due selon la convention ou l’usage. Un contrôle croisé paie/planning confirme la part d’heures réellement effectuées sur le site et corrige, si besoin, une affectation mal reconstituée.

Rappel: l’indemnité compensatrice de congés payés de l’article L. 3141-28 du code du travail vise la rupture du contrat, non sa poursuite chez l’entrante. La régularisation se fait entre entreprises sur la base de l’état des droits transférés et des pièces du bordereau.

Comparer le coût constaté au coût estimé

Comparer le coût mensuel constaté au coût estimé lors de l’offre clôt la passation. Écart favorable: l’entrante documente la différence, ajuste son modèle et archive les justificatifs. Écart défavorable: elle isole la cause, ancienneté plus élevée, prime d’usage non anticipée, volume d’heures repris supérieur au DCE, puis alerte l’exploitation et le commerce pour les marchés à venir.

Pour objectiver l’impact financier, revoir ce que coûte vraiment une reprise de personnel mal chiffrée permet de bâtir un retour d’expérience et d’améliorer les hypothèses. Le dossier est classé avec la liste nominative, le bordereau et les échanges horodatés, pour servir de référence lors du prochain appel d’offres comparable.

Synthèse: une passation tenue par des pièces, un prix tenu par des hypothèses

Du DCE au premier bulletin, la réussite d’une reprise tient à deux exigences: poser des hypothèses explicites et les confronter méthodiquement aux pièces. La convention collective des entreprises de propreté, IDCC 3043, fixe le cadre; paie et plannings apportent la preuve; la décision est documentée à chaque étape.

Pour sécuriser le registre d’affectation par site, obtenir un verdict salarié par salarié et intégrer le coût de reprise avant la remise de l’offre, centralisez avec le registre d’affectation et le chiffrage dans Reprisia. L’objectif n’est pas d’éviter l’obligation, mais de l’appliquer juste, de la chiffrer à temps et d’archiver des pièces opposables.